ניהול נכון ובעיקר תיעוד של האינטראקציה שלנו עם לקוח פוטנציאלי הינו נדבך חשוב ביותר בהצלחה של תהליך מכירה. למעשה, ניהול של לקוחות נותן לנו, כבעלי העסק מפה ברורה ותכליתית על מצב המכירות הנוכחי, וכתוצאה מכך – גובה ההכנסות הצפויות בתקופה מסוימת. תמונה זו מתווה לנו בצורה בהירה עד כמה העסק שלנו מצליח לשווק את עצמו, ובעיקר נותנת לנו פרספקטיבה כוללנית על מצב העסק ומסייעת בתהליכי קבלת החלטות.

בנייה ותיעוד של כל אינטראקציה עם הלקוח תסייע לנו להבין טוב יותר האם תהליכי המכירה שלנו הם נכונים, שגויים וישנו צורך לשפר אותם או מצריכים התאמה כלשהיא. בכל תהליך מכירה ישנם שלבים – החל מאיתור הלקוח הפוטנציאלי ועד לסגירת העסקה אשר מתורגמת גם לאישורה על ידי הלקוח ושימור הלקוח לטווח ארוך. כל שיחה, תכתובת, פגישה צריכה להיות מתועדת על מנת לגרום לכך שניראה רציניים אל מול הלקוח בבואו לקבל החלטה על מי מבין האלטרנטיבות יזכה בו. מצב בו לא נעקוב אחר סטטוס הלקוחות הפוטנציאליים יגרום לבלבול, חוסר מעקב תכליתי אחר מצב העסק ולא ייתן לנו תמונה אמיתית לגבי מצבנו. מפת הלקוחות שלנו תייצר לנו תמונה בהירה, תגרום לקבלת החלטות לטווח הקצר, הבינוני והארוך ובעיקר תשפר את ניהול העסק שלנו.